Operations Coordinator VDnära nyckelroll

Lets Paint växer och vi söker nu en central nyckelperson som vill jobba nära VD och vara med och driva ett bolag i utveckling.

Det här är en VD‑nära Operations‑roll där du håller ihop vardagens flöden, skapar struktur och ser till att verksamheten rullar smidigt – med tempo, kvalitet och service i fokus.

Du är ofta första kontakten för:

• målare
• leverantörer
• interna frågor
• enklare kunddialoger'

Du tar emot kunder på kontoret, hanterar löpande administration, ekonomiunderlag, inköp och ser till att kontoret och organisationen känns professionell, trevlig och välorganiserad.

Kort sagt: du är spindeln i nätet – med omdöme, integritet och hög servicekänsla.

Vad du gör i rollen

VD‑nära stöd & samordning

• Avlastar VD i det operativa vardagsarbetet
• Filtrerar och fångar upp frågor från målare och internt team
• Hanterar delar av VD:s mejlinkorg enligt tydliga riktlinjer
• Följer upp ärenden så inget glöms bort
• Deltar vid möten vid behov och för minnesanteckningar

Ekonomi & administration

• Samlar in och strukturerar kvitton, underlag och reseräkningar
• Löpande dialog med redovisningsbyrå (Aspia)
• Stöttar i enklare ekonomiska uppgifter enligt VD:s prioriteringar

Struktur, ISO & kvalitet

• Operativt ansvar för ISO‑arbetet i befintlig struktur
• Håller ordning på dokument, versioner och rutiner
• Arbetar med processer, checklistor och dokumentation
• Uppdaterar (vårt interna system för målare)
• Säkerställer att Let’s Paint har ordning & reda i kvalitetsarbetet

Kontor, service & kultur

• Ansvarar för att kontoret är rent, trivsamt och välkomnande
• Veckovis kontorsstäd (dammsugning, sopor, toalett, diskmaskin m.m.)
• Sköter inköp (förbrukning, fika, material, kiosken m.m.

Planerar och samordnar:

• utbildningar
• AW & teamaktiviteter
• intern information
• Hjälper till att sätta ihop KMA‑pärmar till projekt

Inköp & praktiska uppgifter

• Gör inköp i butik eller online enligt inköpsrutin
• Sköter ärenden som post, hämtningar, returer och praktisk logistik

Kommunikation & bemötande

• Kommunicerar varmt, tydligt och professionellt
• Representerar VD i enklare dialoger
• Säkerställer snabba svar och bra upplevelse för alla som kontaktar Let’s Paint
• Ser till att intern kommunikation verkligen går fram och förstås

Du:

• gillar tempo och ansvar
• tänker steget före och gillar struktur
• har hög servicekänsla och energi
• är lösningsorienterad och prestigelös
• trivs i en bred roll där ingen dag ser likadan ut
• har ordning och struktur som en superkraft
• Gillar att lägga ut klipp och vara aktiv på sociala medier

Krav

• Körkort B
• Mycket god svenska i tal och skrift
• God datorvana och digital förståelse
• Hög integritet och gott omdöme
• Klarar många parallella uppgifter
• Positiv, samarbetsvillig och trygg

Meriterande

• Liknande samordnande / service‑nära roll
• Erfarenhet av ekonomiunderlag
• ISO, kvalitet eller dokumentstyrning
• Bygg-, hantverks‑ eller servicebransch
• Sociala medier

Syftet med rollen

Att vara en VD‑nära nyckelperson som gör det möjligt för bolaget att växa hållbart, hålla hög kvalitet och ge både kunder och team en riktigt bra upplevelse – varje dag.