Projektadministratör/Biträdande projektledare

Vi på Future People söker en projektadministratör till vår kund i Stockholm

Vill du arbeta i en roll där din kompetens verkligen gör skillnad – och samtidigt vara en del av ett konsultbolag som sätter dig först?

Hos Future People får du inte bara ett uppdrag. Du får en partner i din karriär.

Vi är specialister inom rekrytering och bemanning, och vårt fokus är enkelt: att matcha rätt person med rätt uppdrag och skapa långsiktigt värde för både våra konsulter och kunder. Det är också därför vi är ett av de mest uppskattade konsultbolagen i branschen.

Ta nästa steg i din karriär – och väx tillsammans med oss!

Projektet drivs på uppdrag av fyra svenska regioner och omfattar nyanskaffning av regionala tåg baserat på ett befintligt ramavtal med leverantör. Projektet befinner sig i en intensiv upphandlingsfas där upphandlingsdokumentation nu tas fram.

I rollen kombinerar du kvalificerad projektadministration med operativt stöd till projektledningen. Du får en central funktion i projektets planering, genomförande och uppföljning samt möjlighet att vid behov agera ställföreträdande projektledare.

Rollen innebär även stöd till projektorganisationen inom administration, ekonomi, rapportering och kommunikation.

Arbetsuppgufter:

• Administrera och organisera digitala projektytor i SharePoint och Teams

• Organisera och kvalitetssäkra upphandlingsdokumentation

• Stödja projektledaren i uppdatering av projektplaner, tidplaner, riskmatriser och statusrapporter

• Följa upp projektbudget, kostnader och ekonomiska prognoser

• Hantera och följa upp fakturaflöden och ekonomisk administration

• Ta fram ekonomiska beslutsunderlag, presentationer och rapporter

• Koordinera möten samt hantera kallelser, dagordningar och protokoll

• Följa upp beslut, aktiviteter och projektmilstolpar

• Stödja intern projektkommunikation och informationsspridning

• Stödja projektledaren i planering, genomförande och uppföljning av projektaktiviteter

• Leda mindre delprojekt eller aktiviteter vid behov

• Identifiera risker och föreslå förbättringsåtgärder

• Fungera som ställföreträdande projektledare vid behov eller frånvaro

Krav för tjänsten:

• Eftergymnasial utbildning inom exempelvis ekonomi, administration eller projektledning alternativt motsvarande arbetslivserfarenhet

• Minst 3 års erfarenhet av projektadministration i komplexa projektmiljöer

• Minst 3 års erfarenhet av ekonomihantering och fakturaflöden inom projekt

• Minst 3 års arbeta nära projektledare, styrgrupper eller i projektledande funktion

• Mycket goda kunskaper i Microsoft Office-paketet, särskilt Excel och PowerPoint

• Erfarenhet av planeringsverktyg såsom Microsoft Project

• God förståelse för projektstyrningsmetodik, exempelvis PMI, IPMA eller liknande

• Erfarenhet av dokument- och ärendehanteringssystem

• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift

Meriterande:

• Erfarenhet av att leda mindre projekt eller delprojekt

• Erfarenhet av projektplanering och riskhantering

• Erfarenhet av upphandling

• Kännedom om järnvägsbranschen

• Erfarenhet av Public 360 eller liknande dokument- och ärendehanteringssystem

• Ett kvalificerat uppdrag hos noggrant utvalda och attraktiva kunder

• Trygghet genom hela uppdraget – vi finns med dig hela vägen, inte bara vid start

• Professionellt stöd i att ta fram ett slagkraftigt CV som stärker din position på marknaden

• Ett dedikerat konsultstöd med tät dialog, feedback och karriärcoachning

• Fast grundlön – till skillnad från många i branschen erbjuder vi stabilitet och förutsägbarhet

• Möjlighet att bygga ett starkt nätverk och ta nästa steg i din karriär

• Konkurrenskraftiga villkor och en ersättning som speglar din kompetens

• Friskvårdsbidrag på 3 000 kr per år – vi vill att du ska må bra både på och utanför jobbet

Vi håller dig uppdaterad genom hela rekryteringsprocessen – du behöver aldrig undra var du står.

• Start: 2026-05-18

• Slut: 2026-11-18

• Omfattning: 100 %

• Möjlighet till förlängning: 6 + 6 + 6 + 6 månader

Du söker tjänsten via www.futurepeople.se. Vi har inte möjlighet att ta emot ansökningar via e-post med hänsyn till GDPR.